Office Coordinator (H/F)

  • Believe
  • Paris, France
  • Jun 07, 2024
Full time

Job Description

Dans le cadre de vos activités, et sous la responsabilité de l’Office Manager vous intervenez sur :

  • La gestion de projets :

- En matière d'organisation et de structuration du service, des projets sont régulièrement déployés. A ce titre, vous intervenez sur toute la chaîne de gestion du projet : définition du besoin, benchmark, sollicitation des prestataires et enfin, organisation de l’activité / événement / déploiement de l’outil / process auprès des collaborateurs et utilisateurs internes.

  • Happiness Officer,

Believe propose différents programmes à destination de ses collaborateurs et vous intervenez sur :

- La création, la coordination et l’animation d’évènements internes : afterwork, Kids day, fête de la musique, etc.

- Vous coordonnez le programme interne de bien être : suivi des fournisseurs, renouvellement des contrats, benchmarks d’activités, organisation des activités, campagne de communication, suivi du budget, etc.

- Vous organisez et participez à l’accueil des nouveaux salariés : remise du welcome pack, animation des réunions d’information visite des locaux, etc.

- Vous êtes le relai des salariés auprès des fournisseurs concernant les différents services mis à disposition : suivi du restaurant d’entreprise, des acteurs de l’entretien des locaux (ménage, sécurité), etc.

  • Structuration et organisation du département

- Vous êtes en charge de l’administration et du suivi des plateformes mises à disposition des collaborateurs (voyage, télétravail, etc.) : administration des plateformes, suivi régulier auprès du fournisseur, suivi des renouvellement des contrats, reporting, benchmark régulier, organisation de session d’information et de communication.

- Définition des process et modes opératoires nécessaires au bon fonctionnement du service : politiques, process à destination des salariés, contenu d’information et de communication, etc.

  • En back up de l’équipe :

- Gestion du courrier et des plis

- Réponses aux demandes des collaborateurs sur les différents canaux (mails, teams, accueil des salariés).

- Activités liées à la sécurité du bâtiment : formation sécurité, exercices d’évacuation, etc.

Qualifications

Vous l'aimez l'imprévu ?

Une bonne dose d'agilité, d'organisation et un bon sens du relationnel sont indispensables pour mener à bien ces missions. En effet, ce métier est rempli d’imprévus : une commande qui arrive et qui ne correspond pas ou un dossier/demande urgente.

Vous avez à minima 5 ans d'expérience sur un poste similaire.

Une bonne compréhension de l'anglais serait très appréciée pour ce poste. 

Pourquoi nous rejoindre ?

Chez believe, notre leitmotiv est simple : ouverture d’esprit, passion et implication !
On appréciera aussi votre agilité, votre sens de l’innovation, votre excellent relationnel et votre enthousiasme !

Additional Information

SET THE TONE WITH US

​Chez Believe, nous avons deux cœurs : nos collaborateurs et nos artistes.​

Nous croyons en la force de nos collaborateurs, qui s'épanouissent chaque jour en développant leur potentiel... Notre objectif est d'offrir à nos collaborateurs le meilleur environnement possible pour qu'ils puissent s'épanouir.​

ROCK THE JOB

​Programme de formation et de coaching sur-mesure ​

  • Une politique de télétravail​

  • Un programme de bien-être "Pauses" avec de nombreuses activités et animations​

  • Accès à Eutelmed, la plateforme numérique de santé mentale et de bien-être qui permet de parler à un psychologue expérimenté​

  • Un restaurant d'entreprise sain et éco-responsable​

  • Une assurance santé individuelle ou familiale​

  • Avantages CE ​

  • Un rooftop​

  • Une salle de sport avec des cours gratuits​

SING IN HARMONY

  • Programme Ambassadeur : la possibilité pour tous les Believers de participer à des initiatives de bénévolat afin d'avoir un impact positif sur la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI), le bien-être et la planète.​

  • Mise en place du Forfait mobilité durable: remboursement jusqu’à 600€ des frais de transport en commun/avec une faible empreinte carbone.​

  • Congé 2nd parent de 5 jours calendaires rémunérés à 100% (en plus du congé légal paternité ou du congé d’adoption, nous ne l’attribuons pas au congé maternité)​

Believe s’engage à garantir l’égalité des chances en matière d’emploi, sans tenir compte de l’origine, du genre, de l’âge, de l’orientation sexuelle, de la religion ou de l’état de santé.​